Versión 1.0 · Vigente desde el 26 de octubre de 2026
1. Responsable del tratamiento
- Razón social: PATROJA
- NIT: 900.142.734-1
- Nombre comercial: Oral Center El Poblado
- Dirección: Torre Intermédica, Calle 7 # 39-197, interior 1219, El Poblado, Medellín, Antioquia, Colombia
- Correo electrónico: administrativa@oralcenter.com.co
- Teléfono: 604 3026 1212
- Sitio web: oralcenterpoblado.com
2. Marco legal
Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013), la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.
3. Definiciones
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relativos a la salud.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
4. Principios
El tratamiento de datos personales se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, establecidos en la Ley 1581 de 2012.
5. Datos que recolectamos
- Datos de identificación y contacto: nombre, número de documento, teléfono, correo electrónico y dirección.
- Datos de salud contenidos en la historia clínica odontológica, valoraciones, diagnósticos, imágenes diagnósticas y tratamientos.
- Información suministrada en formularios del sitio web, mensajes de WhatsApp, llamadas o correos electrónicos.
- Datos de facturación y pago necesarios para la prestación del servicio.
6. Finalidades del tratamiento
- Prestar los servicios odontológicos solicitados, agendar citas y realizar valoraciones.
- Elaborar, custodiar y conservar la historia clínica conforme a la normatividad de salud vigente.
- Atender solicitudes de copia de historia clínica, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).
- Contactar al titular para confirmar citas, hacer seguimiento a tratamientos y enviar recomendaciones de cuidado.
- Gestionar facturación, pagos, convenios y opciones de financiación.
- Enviar información sobre servicios, promociones y novedades de la clínica, cuando el titular lo haya autorizado. El titular puede solicitar en cualquier momento dejar de recibir estas comunicaciones.
- Cumplir obligaciones legales, contables y requerimientos de autoridades competentes.
7. Datos sensibles
Los datos relativos a la salud son datos sensibles. Su tratamiento se realiza únicamente con autorización expresa del titular, salvo las excepciones previstas en la ley, y con las medidas de seguridad y confidencialidad propias de la reserva de la historia clínica. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos; sin embargo, algunos de estos datos son indispensables para prestar el servicio odontológico de forma segura.
8. Datos de niñas, niños y adolescentes
El tratamiento de datos de menores de edad se realiza respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y con autorización de su representante legal.
9. Derechos del titular
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requerida por la ley.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
10. Procedimiento para consultas y reclamos
El titular, sus causahabientes o representantes pueden presentar consultas y reclamos a través del correo administrativa@oralcenter.com.co, del formulario de Historia clínica y PQRS publicado en la página de contacto de este sitio web o de manera presencial en la dirección indicada.
Consultas
Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no fuere posible atenderlas en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos
Los reclamos para corregir, actualizar o suprimir datos, o por presunto incumplimiento de la ley, deben incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección o correo de respuesta y los documentos que se quieran hacer valer. Se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no fuere posible atenderlos en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
Solicitud de copia de historia clínica
La historia clínica es un documento privado sometido a reserva. Su copia solo se entrega al paciente, a su representante legal o a terceros autorizados por el paciente o por la ley, previa verificación de identidad.
11. Área responsable
El área administrativa de Oral Center El Poblado es la encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales, a través del correo administrativa@oralcenter.com.co.
12. Seguridad de la información
Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
13. Transferencia y transmisión
Los datos personales podrán ser compartidos con encargados que presten servicios a la clínica, como laboratorios, proveedores tecnológicos, entidades de convenio o de financiación, únicamente para cumplir las finalidades descritas y bajo deberes de confidencialidad. No vendemos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales.
14. Conservación
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales. La historia clínica se conserva durante los plazos que establece la normatividad de salud vigente.
15. Vigencia y modificaciones
Esta política rige a partir de la fecha indicada al inicio. Cualquier cambio sustancial será comunicado a través de este sitio web. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras se mantengan las finalidades del tratamiento.